1. Introduktion

Bolaget måste inneha personuppgifter, inklusive känsliga personuppgifter, för att kunna tillhandahålla tjänster till sina klienter. Bolaget är stolt över att upprätthålla starka och professionella relationer med sina klienter och andra intressenter. Därför lägger vi stor vikt vid att respektera och stödja varje persons rätt till integritet.

2. Omfattning

Denna integritetspolicy (”Policyn”) tillämpas på personidentifierbar information som vårt Bolag samlar in och behandlar via vår webbplats, oexn.com samt alla andra relaterade webbplatser och applikationer (om tillämpligt). Denna Policy gäller inte webbplatser som drivs av andra organisationer och/eller andra tredje parter. Policyn gäller även personinformation som vårt Bolag samlar in och behandlar när du använder eller interagerar med våra tjänster genom all korrespondens med oss via e-post, telefon eller på annat sätt. Policyn syftar till att informera dig om vilken typ av information vi samlar in, vem vi delar den med, vad vi använder den till och hur vi håller den säker. När du använder någon av våra tjänster samtycker du till insamling, överföring, lagring, utlämnande och användning av din personinformation i enlighet med denna integritetspolicy.

3. Personlig information vi samlar in:

När du ansöker om eller innehar ett handelskonto hos OEXN Limited, samlar vi in personlig information om dig för affärsändamål, såsom att utvärdera dina finansiella behov, behandla dina förfrågningar och transaktioner, informera dig om produkter och tjänster som kan vara av intresse för dig och tillhandahålla kundtjänst. Den information som vi kan samla in från dig inkluderar följande:

• Identifieringsinformation: ID-nummer, fullständigt namn, födelsedatum, yrke, ålder, fotografier som ingår i din identitetshandling, civilstånd, belastningsregister, CV;
• Kontaktuppgifter: e-postadress, telefonnummer, arbetsadress;
• Adressbevis: Nylig hushållsräkning (daterad inom de senaste 6 månaderna), kontoutdrag etc.
• Namnteckning
• Register över vår kommunikation med dig. Vi kan spela in all kommunikation, elektronisk eller per telefon eller på annat sätt, som vi kan ha med dig i samband med de tjänster vi tillhandahåller och/eller som styr vår affärsrelation med dig. Dessa inspelningar kommer att vara vår exklusiva egendom och kommer att utgöra bevis på kommunikationen mellan Bolaget och de registrerade personerna. Sådana telefonsamtal kan spelas in utan användning av en varningston eller något annat ytterligare meddelande
• Information vi kan ha erhållit från andra källor, såsom datakällor eller tjänsteleverantörer för att identifiera vår klient på grund av ”Känn din kund”-krav (”KYC”) enligt relevant lagstiftning;
• Bevis på betalning/insättning : Kopior av ditt kreditkort där endast de sista 4 siffrorna visas om betalning skett med kort, kopior av kontoutdrag om betalning skett via banköverföring;
• Finansiell information, t.ex. uppskattad årlig inkomst, nettoförmögenhet, likvida medel, tidigare handelserfarenhet, risktolerans, etc.
• Information genom vilken du kan identifieras, såsom tiderna du loggar in (till exempel IP-adress, typ av dator eller telekommunikationsenhet som används för att komma åt vår företagswebbplats, geografisk plats och internetleverantör för en enskild besökare), din användningsvolym av vår företagswebbplats, de typer av data, system och rapporter du får tillgång till, sessionernas varaktighet och andra liknande data.
• Skatteidentifikationsnummer.

Denna information samlas in när du:

• Registrerar ett konto hos Bolaget och/eller är intresserad av att veta mer om våra produkter och/eller tjänster
• Ansöker om våra produkter och/eller tjänster
• Tillhandahåller oss den information som krävs för att verifiera din identitet
• Ge oss feedback
• Exempel inkluderar även bakgrundsinformation vi kan få om dig från offentliga register eller från andra enheter för KYC-ändamål.

4. Vi kommer att använda informationen du tillhandahåller oss för att:

• Verifiera din identitet och utföra kontroller som vi är skyldiga att utföra enligt tillämpliga lagar och förordningar, inklusive men inte begränsat till, ”känn din kund” och motverkande av penningtvätt;
• Kontakta dig i ärenden relaterade till ditt konto, inklusive men inte begränsat till, för att begära ytterligare information och/eller dokumentation;
• Anpassa de produkter och tjänster som erbjuds dig;
• Bedöma om du kvalificerar dig som klient;
• Upprätthålla administrativa register relaterade till vår verksamhet enligt tillämpliga lagar;
• Utreda problem och/eller lösa tvister med dig, då det ligger i vårt berättigade intresse att säkerställa att problem och/eller tvister utreds och löses på ett snabbt och effektivt sätt;
• Förse dig med meddelanden relaterade till ditt konto, generella uppdateringar, marknadsuppdateringar och annat marknadsföringsmaterial, inklusive men inte begränsat till, de tjänster och produkter som erbjuds av vårt Bolag och relaterade tredje parter;
• För andra legitima eller lagliga ändamål.

5. Delning av personinformation med externa parter

Utlämnande till tredje part kan inkludera delning av sådan information med våra koncernbolag, dotterbolag eller icke-affilierade företag som utför databehandling och supporttjänster för ditt konto eller underlättar dina transaktioner med OEXN Limited, inklusive de som tillhandahåller professionella, juridiska, tekniska, betalningsbehandlings- eller bokföringstjänster till OEXN Limited. Tredje parter är skyldiga att upprätthålla konfidentialitet för sådan information och att använda din personinformation för de ändamål som vi föreskriver och inom ramen för tillämpliga lagar. Dessutom kan vi dela personinformation med alla behöriga brottsbekämpande organ, tillsynsmyndigheter, statliga myndigheter, behöriga myndigheter, domstolar eller andra tredje parter där sådant utlämnande är nödvändigt:

• som en följd av tillämplig lag eller förordning,
• för att utöva, fastställa eller försvara våra lagliga rättigheter, eller

• för att skydda dina vitala intressen eller någon annan persons intressen.

 

6. Rättslig förpliktelse och berättigade intressen

Vi behandlar din personinformation när det är nödvändigt för att vi ska kunna uppfylla våra rättsliga och regulatoriska förpliktelser, och även där det är nödvändigt för berättigade intressen vi har i att bedriva vår verksamhet. Dessa inkluderar utan begränsning: Att lära oss om dina intressen och preferenser för att kontakta dig med information som är relevant för dig och hjälpa oss att upprätthålla marknadsföringskommunikation med dig. Att analysera och kontinuerligt förbättra webbplatsen och våra tjänster samt hjälpa oss att pilottesta versioner av webbplatsen internt för att utveckla nya funktioner och säkerställa en effektiv drift av OEXN-tjänster. Att upptäcka och minska bedrägerier och kreditrisker.

7. Dina rättigheter gällande din personinformation

De rättigheter som kan vara tillgängliga för dig i förhållande till den personinformation vi har om dig anges nedan. Du kan utöva dessa rättigheter genom att skicka ett e-postmeddelande till  [email protected]. Information och tillgång Om du frågar oss kommer vi att bekräfta om vi behandlar din personinformation och, i så fall, vilken information vi behandlar och, om du begär det, förse dig med en kopia av den personinformationen (tillsammans med vissa andra detaljer) inom trettio (30) dagar från dagen för din begäran. Om du behöver ytterligare kopior kan vi behöva ta ut en rimlig administrationsavgift. Rättelse Det är viktigt för oss att din personinformation är uppdaterad. Vi kommer att vidta alla rimliga åtgärder för att se till att din personinformation förblir korrekt, fullständig och uppdaterad. Om den personinformation vi har om dig är felaktig eller ofullständig har du rätt att få den rättad. Om vi har lämnat ut din personinformation till andra kommer vi att informera dem om rättelsen där det är möjligt. Om du frågar oss, och om det är möjligt och lagligt att göra det, kommer vi också att informera dig om vem vi har delat din personinformation med så att du kan kontakta dem direkt. Du kan när som helst informera oss om att dina personuppgifter har ändrats genom att skicka ett e-postmeddelande till [email protected]. Bolaget kommer att ändra din personinformation i enlighet med dina instruktioner. För att gå vidare med sådana begäranden kan vi i vissa fall behöva stödjande dokument från dig som bevis, t.ex. personinformation som vi är skyldiga att behålla för regulatoriska eller juridiska ändamål. Radering Du kan be oss att radera eller ta bort din personinformation under vissa omständigheter, till exempel om vi inte längre behöver den eller om du återkallar ditt samtycke (om tillämpligt), förutsatt att vi inte har någon laglig skyldighet att behålla dessa uppgifter. En sådan begäran kommer att omfattas av de lagringsgränser som vi är skyldiga att följa i enlighet med tillämpliga lagar och förordningar. Om vi har lämnat ut din personinformation till andra kommer vi att informera dem om raderingen där det är möjligt. Om du frågar oss, och där det är möjligt och lagligt att göra det, kommer vi också att informera dig om vem vi har delat din personinformation med så att du kan kontakta dem direkt. Behandlingsbegränsningar Du kan be oss att ”blockera” eller begränsa behandlingen av dina personuppgifter under vissa omständigheter, till exempel om du bestrider riktigheten i den personinformationen eller invänder mot att vi behandlar den. Det kommer inte att hindra oss från att lagra din personinformation. Vi kommer att informera dig innan vi beslutar att inte godkänna en begärd begränsning. Om vi har lämnat ut din personinformation till andra kommer vi att informera om begränsningen om det är möjligt. Om du frågar oss, och om det är möjligt och lagligt att göra det, kommer vi också att berätta för dig vem vi har delat din personinformation med så att du kan kontakta dem direkt. Dataportabilitet Enligt den allmänna dataskyddsförordningen (679/2016) har du under vissa omständigheter rätt att få ut personinformation som du har tillhandahållit oss (i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format) och att återanvända den på annat håll eller be oss att överföra denna till en tredje part efter ditt val. Invändning Du kan be oss att sluta behandla din personinformation, och vi kommer att göra det, om vi:

• förlitar oss på våra egna eller någon annans berättigade intressen för att behandla din personinformation, förutom om vi kan påvisa tvingande lagliga skäl för behandlingen;
• behandlar din personinformation för direktmarknadsföring; eller
• behandlar din personinformation för forskning, såvida vi inte rimligen anser att sådan behandling är nödvändig eller lämplig för att utföra en uppgift av allmänt intresse (exempelvis av en tillsyns- eller brottsbekämpande myndighet).

Rätt att klaga Du har rätt att klaga på användningen av dina personuppgifter till tillsynsmyndigheten, som i Cypern är Office of the Commissioner for Personal Data Protection. För mer detaljerad information, vänligen se följande webbplats: http://www.dataprotection.gov.cy.

8. Användning av cookies:

Kakor (cookies) är små datafiler. När du besöker en webbplats skickar webbplatsen en kaka till din dator, och din dator lagrar den i en fil som finns i din webbläsare. Kakor är icke-exekverbara och kan inte användas för att installera skadlig kod. De gör det möjligt för webbplatser att känna igen besökare när de återvänder och innehåller grundläggande information om dem som kontrolleras och uppdateras varje gång du besöker webbplatsen. Vi kan erhålla information om dig genom att få tillgång till kakor som skickats av vår webbplats. Olika typer av kakor håller reda på olika aktiviteter. Till exempel används sessionskakor endast när en person aktivt navigerar på en webbplats. När du lämnar webbplatsen försvinner sessionskakan. Prestandakakor är en annan typ av kakor som används för att ge dig en bättre användarupplevelse och för att förbättra hur innehållet på vår webbplats presenteras. Marknadsföringskakor ställs också vanligtvis in av tredje parts annonsnätverk för att säkerställa att vi tillhandahåller dig riktade annonser som är mer relevanta för dig och dina intressen. Om du inte vill ta emot icke-obligatoriska kakor kan du hantera dina inställningar. Om du inte vill ta emot kakor alls kan du ändra din webbläsare till att neka kakor helt, eller helt enkelt meddela dig när kakor skickas. Du kan också radera kakor som redan har skickats. Detta kan du göra genom att ändra dina webbläsarinställningar.

9. Länkar till andra webbplatser

Bolagets webbplats innehåller eller kan innehålla länkar till andra webbplatser eller sociala medieplattformar av intresse. Men när du väl har använt dessa länkar för att lämna Bolagets webbplats, bör du notera att Bolaget inte har någon kontroll över dessa andra webbplatser. Därför kan Bolaget inte hållas ansvarigt för skyddet och integriteten för någon information som du tillhandahåller när du besöker sådana webbplatser, och sådana webbplatser omfattas inte av denna Policy. Du bör iaktta försiktighet och titta på den integritetspolicy som gäller för den aktuella webbplatsen.   Bolaget ansvarar inte för olaglig eller obehörig användning av klientens personuppgifter till följd av missbruk och/eller skadlig användning och/eller vårdslöshet och/eller borttappade lösenord, oavsett om detta orsakats av klienten själv eller av tredje part.

10. Hur håller vi din personinformation säker?

Använder lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda den personinformation som vi samlar in och behandlar om dig. De åtgärder vi använder är utformade för att ge en säkerhetsnivå som är lämplig för riskerna med behandlingen av din personinformation. I synnerhet:

• Förvarar personinformation i säkra anläggningar och, där informationen förvaras elektroniskt, på säkra servrar;
• Använder krypterade överföringslänkar när vi kan;
• Använder andra skyddsåtgärder såsom brandväggar, autentiseringssystem (t.ex. lösenord) och mekanismer för åtkomstkontroll för att styra åtkomsten till system och data.

11. Behandling och lagring av personinformation

Tidsperioden under vilken vi kommer att behålla personinformation varierar beroende på de ändamål som den samlades in för, samt kraven i tillämpliga lagar eller förordningar. Behandlingen och lagringen av din personinformation kommer att bli föremål för regelbunden översyn. Vi kan behålla en anonymiserad form av din personinformation, som inte längre hänvisar till dig, utan tidsbegränsning i den utsträckning vi har ett berättigat och lagligt intresse av att göra det. Om du har ett handelskonto hos oss kommer vi att lagra din personinformation så länge du innehar det kontot, och efter att du avslutat kontot, så länge vi är skyldiga enligt tillämpliga lagar och förordningar.

12. Överföringar av personuppgifter

Under vissa förutsättningar kan vi överföra din personinformation till en tredje part i länder utanför EES för vidare behandling, i enlighet med de ändamål som anges i denna integritetspolicy. Under dessa omständigheter kommer vi, såsom krävs enligt tillämplig lag, att säkerställa att dina integritetsrättigheter är adekvat skyddade genom lämpliga tekniska, organisatoriska, avtalsmässiga eller andra lagliga medel.

13. Ändringar i denna integritetspolicy

Policyn kommer att ses över från tid till annan för att ta hänsyn till ändringar i vår verksamhet eller praxis, samt för att säkerställa att den förblir lämplig i förhållande till ändringar i lagstiftning, teknik och/eller affärsklimat. All personinformation som innehas kommer att styras av vår senaste Policy. Den uppdaterade integritetspolicyn kommer att publiceras på de webbplatser som drivs av Bolaget, oexn.com, och klienten accepterar att publiceringen av uppdateringen utgör ett officiellt meddelande till klienten.

14. Ytterligare information

Om du har några specifika frågor eller funderingar gällande dina uppgifter eller denna integritetspolicy, vänligen kontakta [email protected]. Vi är måna om att hålla din personinformation säker!